Vår integritetspolicy
Introduktion
Exacy AB, org.nr 559364-7059, är ett bemanningsföretag och erbjuder bemannings- och rekryteringstjänster. Denna text beskriver Exacys hantering och processer avseende insamling och behandling av personuppgifter. På Exacy arbetar vi strukturerat för att behandla personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Vi inser att dataskydd och integritetsfrågor är ett långsiktigt ansvar, varför vi från tid till annan kan komma att uppdatera denna text när vi utvecklar vår personuppgiftsbehandling eller antar nya personuppgiftspolicies.
Ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är Exacy AB. För frågor om integritetspolicyn kan du nå oss via e-post info@exacy.se.
Datum: 9 september 2022
Behandling av personuppgifter
Personuppgifter är all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, som till exempel, namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
Exacy ska vara ansvarsfulla i vår hantering av personuppgifter, oavsett om det gäller anställda, kunder, leverantörer eller andra samarbetspartners. Frågor som på olika sätt berör behandling av personuppgifter finns i alla delar av vår verksamhet. Uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade. Exacy ska vara transparanta om vilka uppgifter vi hanterar och se till att de personer som på olika sätt finns registrerade hos oss kan göra sina rättigheter gällande på ett effektivt sätt. Vi arbetar aktivt med att begränsa lagringen och vi ska med rimliga åtgärder se till att uppgifterna som lagras är korrekta.
Då du lämnar dina personuppgifter till Exacy skall du känna dig trygg. Behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i den svenska integritetsskyddslagstiftningen och dataskyddsreformen (GDPR) som träder i kraft inom EU i maj 2018.
Exacy behandlar dina personuppgifter när du; söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning hos oss eller hos våra kunder, beställer publikationer, anmäler dig till våra prenumerationstjänster, deltar i undersökningar och lämnar uppgifter samt söker kontakt med oss i övrigt.
Uppgifter som vi samlar in i rekryteringsprocessen
Exacys rekryterings- och bemanningsverksamhet utgår ifrån att matcha rätt kandidat med rätt kunduppdrag. Under rekryteringsprocessen samlar vi därför in och behandlar personuppgifter för att kunna presentera lämpliga kandidater till kund och gör så i egenskap av personuppgiftsansvarig.
För att Exacy ska kunna erbjuda jobbsökningsfunktionen behandlar vi följande information inklusive, men inte begränsat till ditt namn, e-mail samt även personuppgifter som ges in genom CV-dokument och andra ansökningshandlingar, inklusive, men inte begränsat till kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag. Vi kan också komma att begära in mer information från dig för att kunna behandla din ansökan om arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter och utdrag ur belastningsregistret. Vi undanber oss från information om kandidaters hälsa, etnicitet, religion, sexuella läggning och ev facklig anslutning.
Intervjuer, kunskapstester och referenstagning
Om du deltar vid intervjuer och genomgår kunskapstester som ett led i rekryteringsprocessen samlar vi in ytterligare information såsom dina svar på intervjufrågor, kunskapsfärdigheter, referenser från relevanta källor. Vi vill uppmärksamma dig på att inhämta godkännande från referenser innan du lämnar ut dennes personuppgifter till Exacy. Vi kan komma att använda tredje parter för att genomföra hela eller delar av rekryteringsprocessen, varvid vi har säkerställt att dessa partners följer riktlinjerna i denna text samt våra instruktioner.
Din korrespondens med Exacy
Om du kommunicerar med oss via email, post eller annan form av kommunikation, kan vi behålla sådan kommunikation och informationen däri för att använda det för att besvara din förfrågan, eller att hantera ditt klagomål, fråga och liknande. Som alltid, om du vill att vi ska radera dina personuppgifter eller på annat avstå från att kommunicera med dig, vänligen kontakta oss på info@exacy.se.
De personuppgifter som vi behandlar inom ramen för vår rekryteringsprocess sker med stöd av en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att kunna svara på din begäran om att delta i framtida rekryteringsprocesser inom Exacy.
Data som automatiskt samlas in av oss när du besöker vår hemsida
Loggfiler
När du använder Internet från din mobila enhet eller dator vanligtvis i din webbläsare, kommer viss information att överföras, sk loggfiler. Detta är en fil som innehåller datorns logg, alltså en kronologisk förteckning av händelser och åtgärder i datorn/mobila enhet. När du besöker vår webbplats lagras detta besök i dina loggfiler. Denna information är anonym och kan inte härledas till dig som person.
Cookies
På vår webbplats används cookies, d.v.s. små textfiler som lagras på besökarens dator och som bland annat kan spara personliga inställningar och gör det möjligt att följa vad besökaren gör på webbplatsen. Du kan ställa in webbläsaren så att cookies inte sparas eller begära bekräftelse innan en cookie lagras. På detta sätt kan du själv avgöra om du vill acceptera eller avvisa varje enskild kaka. Dessutom kan du ändra inställningarna för cookies under inställningar i din webbläsare. När du besöker vår hemsida får du via ett pop-up fönster längst ned på sidan information om vilka olika cookietyper vår webbplats använder sig av och hur du kan ställa in din webbläsare för mottagande av dessa.
Tredje part cookies
Vi använder analyscookies för att kunna utvärdera och föra statistik över våra besökares generella beteende på vår webbplats. Vilka externa sidor kommer besökarna till vår hemsida ifrån, vilka sökfrågor används och vilka undersidor besöks mest frekvent. På vår webbplats använder vi oss också av Google, Facebook och Linkedin. Både Google, Facebook och Linkedin använder sig i sin tur också analyscookies. Våra cookies är alltså tänkta att underlätta för både dig som besökare och för oss. Om du fortsätter att använda vår hemsida utan att ändra dina inställningar, utgår vi från att du inte har några problem med att ta emot våra cookies.
Webbanalys
Vi samlar in statistisk över användningen och besöksflödena på vår hemsida. Denna information samlas in för att göra vår webbplats så användarvänlig och relevant som möjligt för dig som besökare. All den information som samlas in i detta syfte aggregeras på övergripande nivå och är anonym.
Exacys webbplats använder Google Analytics från Google som analysverktyg, Act-on som opt-in-verktyg samt Linkedin och Facebook. Med opt-in menar vi de formulär som besökaren kan fylla i för att bli kontaktad, prenumerera på lediga jobb, få nyhetsbrev, inbjudningar och för att få ta del av innehåll som tex whitepapers, artiklar och videos. Då registreras användarens e- postadress kopplat till ip-adress, vilket Act-on kommer att känna igen vid nästa besök på vår webbplats.
För vilket syfte samlas personuppgifterna?
Såsom förklarats ovan, behandlar vi dina personuppgifter för att tillhandahålla den bemannings- och rekryteringstjänst som du godkänt villkoren till, skapa profil och vara sökbar för våra rekryterare, intervjuer, kunskapstester, referenstagning samt din kommunikation med oss. Vi använder denna information för att förbättra vår tjänst och service till dig, utföra analyser avseende tjänstens användning och prestanda i syfte att förbättra tjänsten, inklusive testning av tjänsten. Vi behandlar även dina personuppgifter för att upprätthålla säkerhetsåtgärder för personuppgifter för att förhindra bedrägerier, säkerställa nätverks- och informationssäkerhet, inklusive att förhindra obehörig åtkomst och skada till elektroniska kommunikationsnätverk och datorer.
Kunden är i sin tur personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som överförs under rekryteringsprocessen, t.ex. genom en levererad kandidatprofil.
De personuppgifter som du som kandidat lämnar i samband med din ansökan lämnas aldrig ut till tredje part i kommersiellt syfte.
Dessa uppgifter behandlas med stöd av det avtal som ingås mellan oss i samband med din ansökan av en tjänst/registrering för lediga uppdrag.
Personuppgifter för marknadsföringsändamål
Ett godkännande av vår integritetspolicy innebär också ett samtycke till att Exacy använder de personuppgifter du lämnar för att kontakter avseende marknadsföring och marknadsundersökningar. Detta i syfte att på så vis förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på våra tjänster (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig). I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.
Hur länge sparas personuppgifterna?
Vi lagrar dina personuppgifter i princip så länge som tillhandahållandet av våra tjänster kräver eller om vi anser att det föreligger ett legitimt intresse för ytterligare lagring.
När du ansöker till en ledig tjänst eller registrerar ditt CV sparar vi dina personuppgifter kopplade till ansökan i fyra år. Utdrag ur brottsregister är inte något som vi lagrar överhuvudtaget.
När du är anställd hos oss sparar vi dina personuppgifter under din anställningstid och ytterligare 7 år plus innevarande år efter anställningens avslutande. Detta för att kunna tillgodose bokföringslagen samt kunna uppfylla krav från bl.a. skattemyndigheten.
Överföring av personuppgifter
Utlämning av personuppgifter som du lämnar till oss genom att fylla i kontaktformulär, e-post eller via muntlig kontakt med oss kommer endast att överföras till tredje part, i den utsträckning som krävs för att uppfylla avtalet. De personuppgifter som du som kandidat lämnar i samband med din ansökan lämnas aldrig ut till tredje part i kommersiellt syfte. För att kunna fullfölja ansökningsprocessen behöver personuppgifter emellertid behandlas av externa parter som då har personuppgiftsbiträdesavtal med Exacy AB.
Dina rättigheter
Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker.
Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen när det gäller dina personuppgifter.
Rätt att återkalla samtycke – Du har rätt att återkalla ditt samtycke som du lämnat för behandling av personuppgifter. Ett återkallande av samtycke påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke återkallats.
Rätt till tillgång – Du har rätt att få information om vår behandling av dina personuppgifter. Sådan information ges genom denna Integritetspolicy. Du har även rätt att få tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig, s.k. registerutdrag.
Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.
Rätt till radering – Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta brukar kallas “rätten att bli bortglömd”. Rätten till radering är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
Rätt till begränsning – Under visa omständigheter har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
Rätt till dataportabilitet – Du har rätt att få ut personuppgifter du lämnat till oss (eller begära överföring av uppgifterna direkt från oss till en ny personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
Rätt att invända – Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig en intresseavvägning, om du inte anser att Exacy har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna. Rätten att invända gäller också behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring.
Läs gärna mer om rättigheterna här: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/
Du kan alltid kontakta oss för att få hjälp eller information om dina rättigheter på info@exacy.se.
Du har också rätt att lämna ett klagomål till Datainspektionen.
Ändring av integritetspolicy
Vi förbehåller oss rätten att ändra vår integritetspolicy när som helst. Du kan se statusen genom datumangivelse för denna sekretesspolicy i början av detta dokument.